Täpsem otsing
Minu valikud

Täpsem otsing

Täpsem otsing

                Array
(
)
                

Kuidas valida seminariruumi?

11.08.2017

Töiste pidupäevade (seminarid, konverentsid) jaoks sobivaid ruume otsides olen omal nahal kogenud, kuidas ebaõnnestunud ruumivalik ähvardab läbi kukutada kogu ürituse või nullida selle loodetud kasuteguri. Pealtnäha suurepäraste tingimustega ruum on osutunud õhukindlaks konservikarbiks, mis üritusel osalejad hapnikupuuduse tõttu juba paari tunni pärast ahastamapanevalt haigutama ajas. Või rikkus toitlustaja konverentsi peaettekande ära sellega, et kolistas koridoris nõudega, kuid uksed polnud vähimalgi määral helikindlad.

Kuidas valida seminariruumi, nii et vältida võimalikke apsakaid?

Enne ruumide otsimist võiks selge olla ürituse eesmärk, ligikaudne inimeste arv, toitlustamise ja majutamise vajadused, piirkond ja eelarve.

1. Kuidas ruumi suurust arvestada?

Kõik sõltub ürituse stiilist ja tegevustest. Tavalise vastuvõtu puhul arvestatakse rusikareeglina 1m2 inimese kohta. Näiteks mahutab 50m2 saal vastuvõtustiilis maksimaalselt 55, banketistiilis 40 ning klassiruumistiilis 35 inimest. Kui Sul on valida kahe ruumi vahel, millest üks on suurem ja teine väiksem, kui Sul vaja on, siis võta suurem – suurema ruumi saad erinevate kujundusvõtetega mugavaks ja hubaseks kujundada. Arvesta sellega, et audiovisuaalne tehnika (ekraan, dataprojektori laud, kõlarid jm) võib võtta koguni 15% ruumi pindalast.

2. Milline peab olema asukoht ja ligipääs?

Asukoht vajutab kogu sündmusele pitseri. Kas Sinu ürituse jaoks sobib pigem midagi rustikaalset või urbanistlikku? Vajad Sa loomingulist atmosfääri või äärmiselt asjalikku? Milline peab olema ligipääs (ühistransport?) ja parkimisvõimalused? Kui kaua võiks sõit sündmuse toimumispaika kesta?

3. Ruumi kasutamine

Kui paindlike võimalustega peab ruum olema Sinu ürituse aja- ja tegevuskava arvestades? Kas vajad varajast algust või hilisõhtust toitlustamist? Vajad mitut ruumi erinevate tegevuste (grupitööde) jaoks? Ööpäevaringset ligipääsu ruumidele? Eraldi ruumi pagasi või inventari jaoks?

4. Ruumi paigutus

Millises stiilis tuleb ruumipaigutus? Kui sul oodatud 100 osaleja asemel registreerub vaid 50, kas paigutust on võimalik kiiresti muuta (nt algsest vastuvõtust banketiks)? Milline on ruumide helikindlus? Kas olulised on pehmed või kõvad istmed? Kas lae kõrgus on piisav ja ega kellegi vaatevälja või liikumisuruumi ei sega postid? Millised on ruumi dekoreerimise võimalused? Kas pauside ajal peab olema võimalik ruumi uksi lukustada?

5. Tehnilised võimalused

Kas on olemas WiFi, dataprojektor, ekraan, mikrofon, kõlarid? Kas on olemas piisavalt pistikuid ja/või pikendusjuhtmeid? Kas ruumi saab pimendada? Kas õhtutemperatuuri saab reguleerida? Kas on võimalik üles panna vajalikud viidad ja sildid? Kas vajad ettevalmistusaega heli- ja videoproovi jaoks?

6. Muud vajalikud teenused

Kui palju vajad ettevalmistusaega ja koristusaega? Kas toitlustamist saab korraldada ürituse kulgu takistamata ja millised tingimused selleks on? Kas tualettruume on piisavalt? Kes on tugiisik, kui vajad pikendusjuhet või abi läbipõlenud projektorilambi vahetamiseks?

7. Usalda, aga kontrolli

Peo- või seminarikoha pildid internetis võivad olla petlikud ja ruumide proportsioone võib valesti tajuda. Soovitame igal juhul käia koha peal ruume vaatamas ja testimas. Kas õhk ruumis tundub värske ja kas ventilatsion töötab? Kas ruum on helikindel? Milline on põrandakattematerjal (heli summutav või võimendav), kas tualettruumid on korralikud? Kas samal ajal toimub veel mõni üritus? Tee endale kaasa nimekiri olulistest asjadest ja aruta need kohapeal ruumide omanikuga läbi.

8. Kuidas leida sobivaid ruume võimalikult vähese ajakuluga?

Seminarroom.eu andmebaasis on sadu seminaride, konverentside, bankettide ja vastuvõttude jaoks sobivaid ruume. Õiget ruumi on lihtne otsida asukoha, inimeste arvu, majutuse, toitlustuse, ruumide paigutuse, tehnilise varustatuse jpt tingimuste järgi. Enim meeldinud ruumid saab lisada „Minu valikutesse“ ja neile vaid ühe klikiga hinnapäringu saata.

Soovid esimesena teada uutest ruumidest?